একটি ইকমার্স ব্যবসা কিন্তু একটি ল্যাপ্টপ আর ফেসবুক পেজ নিয়ে বসে যা সামনে পাইলাম তাই বিক্রি করা নয় । ইকমার্স ব্যবসা একক নিশ বা মাল্টি নিশে হতে পারে - মানে একই সাইট এ সুধু জুতা ও জুতা সামগ্রীও বিক্রি হতে পারে আবার পোশাক এর সাথে জুতাও বিক্রি হতে পারে । মানে যেটাই বিক্রি করুন আগে থেকে আপনার ব্রান্ড গাইড লাইন এ সেটা ইন্টীগ্রেটেড হতে হবে , মানে নাম যেভাবে পরিচিত করাবেন ঐ অনুসারে ব্যবসা বৃদ্ধি করলে তা পজিটিভ কিন্তু গন্ডীর বাইরে ঝাপ দিয়ে হুট হাট মডেল চেঞ্জ করলে তা হীতে বিপরীত হতে পারে । যেহেতু একটি পূর্ন ব্যবসায়ীক ফ্লোচার্ট প্রকাশের চেস্টা করছি সেহেতু পোস্ট টি অনেক লম্বা হতে পারে যার কারনে ফ্লোচার্ট টি পিডিএফ এ দিলামঃ


ইকমার্স ব্যবসার শুরুর প্রথমেই যে দিকে নজর দিতে হবে তা হচ্ছে – এডমিনিস্ট্রেশন – এই এড মিনিস্ট্রেশন এ দক্ষ এবং বুদ্ধি সম্পন্ন ব্যক্তি কাজ করলেই কেবল মাত্র আপনার ইকমার্স সফল হতে পারে , আমাদের দেশে দেখা যায় যিনি উদ্যোক্তা তিনিই উত্তরাধিকার বলে এই পদ দখলে থাকেন , মানে অধিকাংশ সিদ্ধান্ত এইখান থেকেই আসে । যেহেতু সিদ্ধান্ত এই বোর্ড থেকে আসে সেহেতু এর নিচে ওনেক গন্য মান্য অতিব পরিচিত বা বিশাল ইকমার্স মনীষী বসিয়ে রেখে কোন লাভ নেই ( ব্যক্তিগত মতামত) । তার চেয়ে নিচে দু একটা উইক ছেলে মেয়ে থাকলেও এডমিনিস্ট্রেশন এ যদি একজন দক্ষ বা এক দল দক্ষ ব্যবস্থাপক থাকেন তবে তা ইকমার্স ব্যবসার জন্য মংগলকর । এই ব্যবসার এডমিনিস্ট্রেশন ব্যবসার বহর ভেদে একজন ও করতে পারেন আবার একাধিক জন ও করতে পারেন । মানে সহজ ছোট করে হলে – একাউন্টস , সোর্সিং , কমিউনিকেশন , রিপোর্ট ম্যানেজমেন্ট সব একজনেই করতে পারেন । আবার একটা বিভাগ একেক জনেও দেখতে পারেন । যাক গা সেসব নিয়ে আরেক ধাপে লেখা যাবে । যাই হোক এডমিন্সট্রেশন মূলত সিদ্ধান্ত নেয়া , রিপোর্ট পর্যবেক্ষন করা ও কর্মী ব্যবস্থাপনার দিকে নজর দিবেন । এখন প্রাথমিক ভাবে এডমিনিস্ট্রেশন থেকে ব্যবসা পরিচালনার জন্য সিদ্ধান্ত নেয়া হলে – তার আন্ডারে প্রয়োজন অনুসারে কর্মী ও কর্মীর দায়িত্ব বন্টিত হবে ।

ধরুন ব্যবসা বাছেদ মিয়া শুরু করে দিয়েছেন – তাইরেনাইরে ডট কম নামে । সো আসল ফ্লোচার্ট এর শুরু এখান থেকেই – এডমিন ফ্লোচার্ট এর বার্ডস আই মাত্র – মানে যা ঘটবে তার মতেই ঘটিবে , তিনি খেয়াল রাখবেন সব ঠিক ঠাক হচ্ছে কিনা , সেটা তিনি প্রতি ঘন্টায় দেখতে পারেন বা দিনে কয়েকবার । এখানে ঐ যা এই অর্ডার টা কেম্নে মিস হ্লো আমি এটা দেখছি বলে সিম্পাথ্যী নেবার কোন সুযোগ নেই , এরকম ব্যবস্থাপনা আমাদের দেশে হর হামেশাই দেখা যায় , মানে আই হাই এই ব্যাপার টা তো খেয়ালা করিনি – ট্যাগ ছমির – তুমি এটা সল্ভ করো আমি এটা এক্ষুনি সলিউশন চাই । এই দেশের ইকমার্স এর ক্রেতারা আরেক ধাপ আগিয়ে এরা এতেই বাহবা দিয়ে মরে যায় । কথা হচ্ছে ভাই আপনার ব্যবসার ফ্লোচার্ট যদি ঠিক থাকে তাহলে তো আপনি দিনের দিনই জানতে পারবেন এই কারনে এই অর্ডার যাচ্ছে না , এই কারনে পন্য স্টোর এ আসছে না , এবং সে অনুসারেই তো আপনার সাপোর্ট আই মিন তথ্য কেন্দ্র যথা সময়ে তথ্যটি প্রচার বা পাচার করে দেবেন । ইহাই তো ইকমার্স এর নিয়ম হওয়া উচিৎ ছিল । এখন আপনি বলতে পারেন ভাই আমার তো নক্ক নক্ক ( ইচ্ছা করে বানান ভুল) অর্ডার – তাইলে ভাইরে ভাই আপনি ফ্লোচার্ট অনুযায়ী এমাজনের মত নক্ক নক্ক কর্মী লাগিয়ে দিবেন । নক্ক নক্ক অর্ডার মানে তো ব্যবসা ভাল । আমি যেটা বুঝাতে চেয়েছি আমাদের দেশের এডমিনিস্ট্রেশন থেকে বোঝানো হয় আমরা কলিজা দিয়ে ট্রাই করতাছি কিন্তু কুলাইতে পারছিনা । এসব সিম্প্যাথি চলতে থাকলে ইকমার্স মানে স্পেস এক্স এর মঙ্গল ভ্রমনের মত হবে । আজকে পাবেন বলবে – আপনার নাতি এসে রিসিভ করবে , কিংবা ৯০ জন পাবে ১০ জন পাবেনা । কিন্তু ঐ দশ জন জানবেও না কেন পেল না । কি একটা অবস্থা । এডমিনিস্ট্রেশন নিয়েও আরেকদিন লিখব – সোজা ফ্লোচার্ট এ ফিরে আসি ।


এডমিনিস্ট্রেশন এর পরেই আসবে সোর্সিংঃ

আপনি পন্য কিভাবে সংরক্ষন করবেন , বা কোথা থেকে কিনবেন , বা কোথা থেকে সংগ্রহ করবেন তা আগে থেকেই নির্দিষ্ট থাকতে হবে , সিঙ্গেল নিশ হলে অল্টারনেটিভ সোর্রস আগে থেকেই প্রস্তুত থাকতে হবে । মানে করিমের থেকে আম কিনেন এখন করিম দিতে পারছে না তাই আমিও কাস্টমারকে দেব না তা চলবে না । একেবারেই না পারতে পারেন তারপরেও তথ্য আগেই পাস করা জানতে হবে । মূলত এই প্রোডাক্ট সোর্সিং বা ইনভেন্টরির ইতিহাসের উপরেই কল সেন্টারের ৬০% কুয়েরি থাকে তাই এটাকে যথেষ্ট টেকনিক্যাল রাখার চেস্টা করতে হবে , খালি ফ্রি উকমার্স ওয়েবসাইট ইন্সটল করেই জেফ বেজোস হওয়া যাবেনা – উকমার্স কিন্তু খারাপ বলছিনা সেটাকে সাজাতে হবে ফ্লোচার্ট এর দরকার অনুযায়ী , মানে সাইট যাতেই তৈরি হোক পন্যের হিসেব যেন থাকে – জিজ্ঞেস করলেই যেন উত্তর দিতে পারেন ( নিজেই নিজেকে) । যাই হোক সোর্সিং এর ধরনের উপর ফ্লোচার্ট চলাফেরা করে ইকমার্স এর ক্ষেত্রে । সোর্সিং এর কয়েকটি ধরন হতে পারে – আপনি সব গুলো একসাথে বা একটি কে নিয়েই ব্যবসা পরিচালনা করতে পারেন ।

সংরক্ষন / কিনে বেচাঃ মানে এক্ষেত্রে পন্য আপনার কাছেই থাকে , বা আপনিই প্রস্তুত কারক , বা আপনার এভেইলএবল পন্য প্রদান কারী পার্টনার আছেন যাদের থেকে আপনি টাকা দিয়ে যে কোন সময়ে পন্য গ্রহন করতে পারেন । তো পন্য স্টক এ থাকলে স্টক থেকে দিবেন , না হলে হক কাচাবাজার থেকে নিয়ে প্রিমিয়াম আলু হিসেবে বেচবেন ( এতে আমার আপত্তি নেই কোয়ালিটি ঠিক থাকলেই জোশ) ।

আগে অর্ডারঃ আমরা প্রি অর্ডার বলি আরকি , আগে অর্ডার নিবেন পরে ঐরে খুজা খুজবেন, খুজে দেখবেন আছে তাইলে অর্ডার টা নিবেন , নাইলে বলবেন আরে ভাই এই মাত্র শেষ হয়ে গেল অইজ্জা । আবার আপনি বিদেশে সেট আপ করে রাখছেন যে সেখান কার পন্য কেউ অর্ডার করলে কিছি দিন সময় নিয়ে আপনি সেখানে অর্ডার করে ডেলিভারি নিয়ে দেশে শিপ করিয়ে দিবেন – সেটাও প্রি অর্ডার ই ( আপনার এন্ড এ ড্রপ শিপিং আরকি )।

তো এডমিনিস্ট্রেশন আর সোর্সিং ওকে হলে আপনাকে আর কে পায় । ম তে মার্কেটিং এ নেমে পড়ুন , ব তে ব্রান্ডিং করার চেস্টা করুন ।

ব্যাকেন্ড এর সব ঠিক ঠাক মানে এবার ফ্লোচার্ট শুরুই হবে কাস্টমার দিয়ে –

কাস্টমার কে বিভিন্ন ভাবে দোকানে ( ওয়েবসাইট , এপ ) এ দাওয়াত দিলেন – তারা আসল কিনতে – যেহেতু আগেই সোর্স এর তথ্য আছে সেই অনুসারে প্রোডাক্ট ও সাইট এ সাজানো আছে – জনগন দেখবে পছন্দ করবে এবং কিনবে । এক্ষেত্রে নজর দিবেন জনগন ঢোকার রাস্তা আছে কিনা – মানে সাইট এ ঠিক ঠাক ঢোকা যায় কিনা – অনেকেই দেখি দরজার পরিবর্তে জানালা দিয়ে ঢোকার মত দোকান বানিয়ে হেইয়া অফার দেন । জনগন ফ্রি নেবার সময় যাবে স্বাভাবিক হলে আবার আর যাবেনা । তাই সাইট এর কোয়ালিটিতে নজর দিন , পন্য দেখা যায় , এর ব্যপারে পড়া যায় বা ভার্চুয়ালী যত ক্লোজ ফিল দেয়া যায় তার প্রচেস্টা করুন ।

কাস্টমার তিন রকমের এক্টিভিটি করতে পারেনঃ
১. সরাসরি স্টক এ থাকা ( এর মধ্যে আপনি যে কিনে দিবেন তা সে জানেনা ) পন্য অর্ডার করতে পারেন ।
২। জেনে শুনে পরে নেবার জন্য প্রি অর্ডার করতে পারেন
৩। পন্য একটা সাইট এ রাখার বা খুজে পেলে অর্ডার নেবার রিকুয়েস্ট করতে পারেন বা অন্যান্য তথ্য জানতে চাইতে পারেন ।

অর্ডার টি স্টক এ থাকলে অপারেশন ফ্লোচার্ট টি এমন হতে পারেঃ
ইনভেন্টরি সিস্টেম অটোমেটিক যাচাই করে নিবে স্টকে পন্য গুলি আছে কিনা , পন্য গুলি না থাকলে কাস্টমার অর্ডার ই করতে পারতেন না । এর পরেও যদি কোন ক্যারনে স্টক এডজাস্টমেন্ট এর দরকার পড়ে তবে । অর্ডার পাবার পর কাস্টমার কেয়ার কতৃক পেমেন্ট এর অবস্থা অনুযায়ী অর্ডার কনফার্ম বা ক্যান্সেল করবেন ।

১। ধরুন পেমেন্ট মেথড ডিরেক্ট পেমেন্ট – কিন্তু অর্ডার করতে যেয়ে পেমেন্ট করতে পারেনি – সেক্ষেত্রে পেমেন্ট ওয়েটিং – এবং কাস্টমার কেয়ার থেকে জিজ্ঞাসা করতে হবে উনি আসলেই পেমেন্ট করবেন কিনা , কিংবা পেমেন্ট মেথড চেঞ্জ করবেন কিনা মানে সি ও ডি তে যেতে চান কিনা । উনি নিতে চাইলে প্রসিড ( পেমেন্ট করে দিলে পেইড , সিওডি তে গেলে সি ওডি) , নাইলে ক্যান্সেল ।

২। ধরুন পেমেন্ট সি ও ডি তে তাহলে আবার কল করে কনফার্ম করুন । এবং প্রসেস করুন

৩। একেবারেই ক্যান্সেল বললে সেটা ক্যান্সেল করে দিন । ( ফোর্স করবেন না , ফোর্স করা পন্য কুরিয়ার থেকে ঘুরে আসবে অকারন ডাবল লস)

কনফার্ম হলে কনফার্ম করে তার ইনভয়েস প্রিন্ট সাথে চালান প্রিন্ট করুন , সোর্সিং ম্যানেজার চালান গ্রহন করবেন এবং ইনভেন্টরি তে প্রদান করবেন , ইনভেন্টরি ম্যানেজার পন্য গুনে গুনে ভেরিফাই করে পন্য সঠিক মাত্রায় থাকলে প্যাকেট বা বক্স প্রস্তুত করবেন , কম থাকলে প্রস্তুত করার সময়েই তা পরবর্তি ক্রয়ের তালিকায় বা স্টক লো এর তালিকায় রেখে দিবেন । এবং একেবারেই না থাকলে তা সোল্ড আউট করে দিবেন যাতে অন্য কোন কাস্টমার অর্ডার করে বিড়ম্বনায় না পড়েন । পন্য কম থাকলে অর্ডার পেন্ডিং করে দিবেন ও তার তথ্য কাস্টমার কেয়ার দেখতে পারবেন ও সে অনুসারে কাস্টমারের অভিমত নিবেন । কাস্টমার অর্ডার চালু রাখলে এবং অর্ডার এর পন্য গুলি অর্ডারের সাথে সামঞ্জস্যতা পেলে ইনভেন্টরি ম্যানেজার অর্ডার রেডি টু ডেলিভার করে দিবেন , যা সোর্সিং/লজিস্টিক ম্যানেজার এর কাছে যেয়ে জমা হবে । জমা হওয়া অর্ডার গুলি ঠিকানা ও টাইম স্লট অনুযায়ী সর্টিং হয়ে নির্দিষ্ট রাইডারের কাছে চলে যাবে । চালান এ সাক্ষর নিয়ে পন্য বা বক্স ডেলিভারি পার্সন কে দিয়ে দিবেন ইনভেন্টরি ম্যানেজার । ডেলিভারি তে যাবার আগে কাস্টমার একটি ম্যাসেজ পাবেন ম্যাসেজ এ অর্ডার এর ট্রাকিং আইডি টি দিন পারলে ওটিপির ব্যবহার করুন – যাতে রাইডার কাস্টমারের কাছে না যেয়েই অর্ডার ক্যান্সেল না করতে পারেন । ডেলিভারি ম্যানঃ পন্যটি নিয়ে যাবার পর ডেলিভারি করে মুল্য , পন্য ও মাস্টার ডেলিভারি স্লিপ ( কাস্টমারের সাইন সহ ) জমা দিবেন । পন্য ডেলিভারি না হলে অক্ষত বা ক্ষত ওলা পন্য ডেলিভারি দিবেন । এবং ইনভেন্টরিতে পন্য টাকা বুঝে নিবে এবং তা ঐ দিনেই একাউন্টস এ প্রদান করবেন । এবং পরের দিনে আবার একই কাজ করার জন্য প্রস্তুত থাকবেন


এখন আসি এডমিন কি কি রিপোর্ট দেখতে পারেনঃ ( অনেক রিপোর্ট দেখতে পারেন ইচ্ছা মত , আমি কয়েকটি উদাহরন দিলাম )

১। দৈনিক মোট সেল সংক্রান্ত রিপোর্ট , সেল এর পরিমান , রিটার্ন ভ্যালু , ইত্যাদি
২। কোন পন্যের কেমন সেল
৩। কোন এরিয়ায় কেমন সেল
৪। কিসে লস , কোন এরিয়ায় লস , কোন আইটেম এ লাভ , কোন এরিয়ায় লাভ ইত্যাদি
৫। পেমেন্ট সংক্রান্ত তথ্য
৬। বেশি বেশি কেনা কাসট্মার রিপোর্ট বা কাস্টমার র‍্যাঙ্কিং পোর্টাল
৭। ইনভেন্টরি রিপোর্ট
৮। শিপিং পারফর্মেন্স
৯। পেমেন্ট কালেকশন রিপোর্ট
১০। কাস্টমার কেয়ার রিপোর্ট


অর্ডার প্রি অর্ডার বেইজড হলে - অর্ডার কনফার্ম হবার আগে - পন্য আছে কিনা যাচাই করা ও তা পৌছাতে কত দিন লাগতে পারে তার তথ্য অর্ডার কনফার্ম করার আগে যোগ হবে ।

এখন আসি কাস্টমার কি কি পোস্ট অর্ডার ফ্লোতে যেতে পারেন- ওয়ারেন্টি সিস্টেম , অর্ডার ট্রাকিং , পরে কেনার জন্য তালিকা তৈরি , একই আইটেম আবার অর্ডার করার জন্য রি অর্ডার ইত্যাদি । এছাড়া কুপন ,রেফার কোড , ভাউচার ইত্যাদি পেতে পারেন । এছাড়া সাপোর্ট ও সাপোর্ট হিস্ট্রি এখানে অন্যতম ভুমিকা পালন করবে ।


প্রকিউরমেন্টঃ মানে ইনভেন্টরি ও সোর্সিং ডিপার্ট্মেন্ট – এরা পন্য কেনা , দেখা শোনা , হিসেব রাখা ইত্যাদি দেখা শোনা করবেন ।

সাপোর্ট এর ফ্লোচার্টঃ সাপোর্ট ইনভেন্টরি , রাইডার , মার্কেটিং ইত্যাদি ডিপার্ট্মেন্ট এর সকল কার্যক্রম সম্পর্কে অবগত থাকবেন ও কাস্টমার কে তৎক্ষণাৎ তথ্য প্রদান করবেন বা কাস্টমারের তথ্য নির্দিষ্ট ডিপার্মেন্ট এ চালান করবেন ।

ব্যবসার অভন্তরীন অফার সমূহের ফ্লোচার্টঃ কাস্টমার এর ইতিহাস বা পন্যের অবস্থা অনুযায়ী পন্যে অফার দেয়া , নির্দিষ্ট ক্যটাগরিতে অফার দেয়া , কুপন দেয়া , ভাউচার দেয়া এবং অন্যান্য অফার দেয়া আপনার ব্যবসার অভন্তরীন মার্কেটিং এর বিষয় ।


এক্সটার্নাল মার্কেটিং কাস্টমার আনার জন্য আপনার যে কোন ধরনের এক্টিভিটি – এটাকে ফ্লোচার্ট এ বাধা ঠিক হবে না ।

উপরোক্ত কাজ গুলি করতে আহামরী কোন সিস্টেম দরকার হয়না – একটি ওয়েব সাইট এর মাধ্যমেই তা পরিচালনা করতে পারবেন , তবে তা ৫০.০ টাকার দারাজ , ১০০০০ হাজার টাকার আজকের ডিলে নাও হতে পারে । সুতরাং ব্যবসা করার আগে টাকা কোথায় ইনভেস্ট করছেন ঠিক হোন । এখন আরো কলি কাল চলছে সো – অগোছালো থাকলে গুছিয়ে নিন । ফ্লোচার্ট এ প্রতিষ্ঠান চললে বাড়তি খরচ কমে , ব্রান্ড এর সম্মান বাড়ে । কর্মী কম লাগে ইত্যাদি সুবিধা আছে । পরবর্তীতে হয়ত অন্য কোন ব্যবসার ফ্লোচার্ট প্রস্তাবনা প্রদান করব ।

ফ্লোচার্ট লিঙ্কঃ shorturl.at/kmGIJ